При выезде за границу на постоянное место жительства или на длительный срок каждому человеку требуется набор юридических бумаг, необходимых для оформления местных документов, учёбы, трудоустройства, аренды или покупки недвижимости. По международным правилам подлинность всех документов необходимо подтверждать при помощи специальной юридической процедуры. Эта статья том, как можно оформить легализацию документов для переезда в ОАЭ.
Почему в ОАЭ не действует апостиль?
Узаконить документы, выданные одной страной на территории другой, можно двумя способами: при помощи проставления знака апостиля или пройдя консульскую легализацию. Сразу отметим, что оба варианта применимы только к документации, выданной гос. органами. Первый вариант значительно проще, но действует не во всех странах.
До 1961 года в мировой юридической практике действовала сложная и единственная схема заверения иностранных документов. Процедура, получившая название консульской легализации, проходила в несколько этапов, требовала подписей нескольких министерств страны, в которой документ был выдан, и отнимала много времени.
Для облегчения процедуры заверения иностранных дипломов, свидетельств о владении бизнесом, о гражданском состоянии и других в 1961 г. ряд стран заключил соглашение об упрощении легализации, получившее название Гаагская конвенция. Участники договорились о взаимном признании документов, отмеченных особым штампом – апостилем. Однако многие страны, включая Арабские Эмираты, не стали подписывать эту конвенцию. Для ОАЭ действительными считаются только документы, прошедшие консульскую легализацию.
Какие документы нуждаются в легализации
К этой категории относятся официальные бумаги (выписанные на бланках установленного образца) с гербовой печатью и подписью соответствующего государственного ведомства. К ним относятся:
- свидетельства, удостоверяющие гражданское состояние лица;
- дипломы об окончании школы, колледжа, вуза, курсов, а также итоговые табели с оценками;
- свидетельства о владении собственностью, о праве на наследство, выписки из госреестров;
- доверенности, заверенные у нотариуса;
- справки о состоянии здоровья, отсутствии судимости, способности ко вступлению в брак;
- все виды коммерческой документации: устав (копии), договоры, решения компании и т. п.;
- ксерокопии нотариальных актов.
Не нуждаются в заверении удостоверения, снабжённые фотографией владельца (паспорта, водительские права).
5 этапов легализации документов ОАЭ для россиян, которые проходят в РФ
За каждый, кроме заверения в Министерстве Юстиции, взимается пошлина. После каждого этапа на документе появляется новая гербовая печать соответствующего ведомства.
Заверение ксерокопий у отечественного нотариуса
Ксерокопии делаются только с неламинированных оригиналов. Изображение ксерокопии должно быть чётким и ясным, без грязи, затемнений и смазанных строк, в тексте оригинала недопустимы помарки и исправления. Копии можно сделать самостоятельно и отнести в любую российскую нотариальную контору. Но необязательно: в любой нотариальной конторе это делают помощники нотариуса. Далее юрист проводит сверку и заверяет подлинность личной подписью и печатью.
Если листов несколько, их сшивают и нумеруют.
Чтобы избежать недоразумений и временнЫх проволочек, важно, чтобы бумаги подписал нотариус, а не его заместитель или ВРИО. Образцы печатей и подписей каждого российского нотариуса имеются в и Министерстве Юстиции и каждый раз сверяются. А вот образцов подписей замов или ВРИО там может не быть, и проверка удлинится по времени.
Перевод и его нотариальное заверение
Если оригинал составлен на двух языках (русском и английском), то его можно не переводить. К этой категории относятся, например, международные коммерческие договоры. Все остальные бумаги нуждаются в переводе на английский или арабский языки и нотариальном заверении перевода.
Госорганы ОАЭ принимают документацию на международном английском языке и государственном арабском. Высоко квалифицированных переводчиков арабского языка в России очень мало, а стоимость услуги высока. Нередко официально сделанные и заверенные переводы не принимаются арабской стороной из-за крайне некорректного перевода. Поэтому рекомендуется переводить на английский язык. Но есть исключения: некоторые справки, решения суда Посольство принимает только на арабском. Какой именно язык нужен и примут ли перевод российского специалиста, надо заранее уточнять в Посольстве Эмиратов.
Сэкономить на переводе не получится: даже если вы очень хорошо владеете английским, ваш перевод нотариус не подпишет, поскольку существует специальная процедура с проверкой квалификации переводчика.
Лучше сразу обратиться в специализированное бюро переводов или нотариальную контору со штатным переводчиком. Это упростит и ускорит дело. Текст перевода необходимо тщательно вычитать, перепроверить все данные, особенно имена, названия, адреса. Кстати, это ещё одна причина, по которой не следует переводить документацию на арабский: человек, не владеющий арабской вязью, не сможет выверить имена и названия. Если же ошибки выявят в представительстве ОАЭ, заявителю просто откажут.
Если переводом занимался не штатный, а приглашенный переводчик, то он обязан явиться вместе с клиентом на нотариальное заверение. Прежде чем нотариус поставит свою подпись, он ознакомится с дипломом об образовании, подтверждающим квалификацию переводчика, и возьмёт у него паспортные данные.
Здесь также важно, чтобы заверяющий был действующим нотариусом, а не заместителем или ВРИО. Заверенные копию и его перевод сшивают вместе.
Где надо заверить документы, подготовленные нотариусом
Инстанций три:
Минюст России
Ведомство подтверждает право нотариуса на заверение документации, а также подлинность его подписи и печати. Здесь есть несколько вариантов подачи. Можно обратиться:
- Напрямую в Министерство. Однако надо быть готовым к тому, что придётся минимум дважды отстоять живую очередь: сначала на сдачу, а через пять дней на получение. Записаться предварительно нельзя, сдать можно только в течение 2,5 часов приёма с утра. Такая же волокита ждёт при получении: записи нет, выдача только в течение 2-х часов после обеда, в пятницу работают до 16-00.
- В региональное представительство Минюста.
- В МФЦ «Мои документы». Заявки рассматриваются не более 10 дней, а подавать и забирать их можно без предварительной записи в любой день, включая воскресенье, с 7 утра до 10 вечера. Кроме этого, заявитель может отслеживать статус бумаги.
КД МИД России
Эта инстанция подтверждает подлинность заверения Минюста. Госпошлина за одну бумагу составляет 350 рублей. У заявителя на руках должны быть чеки на каждую в отдельности.
Департамент, занимающийся данным вопросом, расположен недалеко от Минюста. Поэтому взять документацию в одном министерстве и передать её в другое можно в один день. Но в МИД требуется предварительная запись. Это можно сделать на официальном сайте министерства. Важно, чтобы адрес e-mail, с которого производится запись, был зарегистрирован на отечественном домене (адрес.ru). На адреса иных доменов оповещения от МИД доходят не всегда. Срок выполнения заявки – до 10 рабочих дней. Можно подать заявку через МФЦ. Срок исполнения тоже 10 дней, статус отслеживать нельзя, но можно узнать о нём по звонку (указать номер квитанции и личные данные).
Посольство Объединённых Арабских Эмиратов в Москве
Это последний этап легализации на территории РФ и предпоследний в общей схеме. После Консульства МИД документы следует подать в Посольство Эмиратов, где должны подтвердить подлинность всех имеющихся печатей.
Подать и получить бумаги можно, обратившись офф- или онлайн.
В Посольстве придётся отстоять живую очередь, записи нет. Приём осуществляется пять дней в неделю в утренние часы. Срок обработки запросов – 5 рабочих дней, однако из-за наплыва обращений в последний год иногда приходится ждать около одного месяца.
К оплате принимаются только карты «Виза» или «Мастеркард». Поскольку с российских карт в силу внешних обстоятельств это невозможно, заявителям приходится искать возможность использовать карты, зарегистрированные в других странах. Для оплаты обязательна регистрация на сайте МИД ОАЭ.
Чтобы пройти легализацию самостоятельно, также надо сначала зарегистрироваться, затем заполнить онлайн-заявку и оплатить пошлину.
Как только получено подтверждение успешно проведённой оплаты, распечатайте квитанцию и отправляйтесь в Посольство. Консульская легализация представляет собой специальную наклейку со штрих-кодом и государственную печать ОАЭ. Это означает, что все требуемые инстанции в РФ пройдены, а печати подлинны.
Легализация в МИД ОАЭ
Это шестой, заключительный этап процедуры, который проходит на территории ОАЭ. Печать, полученная в этом ведомстве, удостоверяет, что документ годен для использования на территории страны.
Заявитель должен зарегистрироваться на официальном сайте МИД княжества, заполнить соответствующее заявление, оплатить пошлину и после этого отправить бумаги в министерство, например с курьером. Госпошлина за обычный документ не превышает 150 AED, за коммерческий доходит до 2000 AED.
Как уже говорилось выше, легализуемые документы должны быть переведены на один из двух языков: английский или арабский. Для большинства бумаг достаточно английского. Их можно использовать сразу после завершения легализации. Однако, если речь идет о документации, которую надо предоставить в суд или госорганы, то здесь обязательно потребуется арабский перевод. Все суды и госучреждения ведут делопроизводство исключительно на арабском языке. В этом случае необходимо заказать перевод у профессионального переводчика, имеющего лицензию на данный вид деятельности.
Даже если заранее, ещё в России, известно, что потребуется арабский перевод, делать его всё равно лучше на месте. Судопроизводство и профильные ведомства используют специализированную терминологию, которой обычный переводчик, тем более из-за рубежа, может не владеть. При обнаружении любых ошибок заявителю в дальнейшем сотрудничестве откажут.
Особенности легализации отдельных видов юридических бумаг для ОАЭ
Коммерческих
Такую документацию легализуют не по стандартной схеме. При этом лучше, если процессом займётся юрист, специализирующийся в данной сфере. Многие справки, выписки и доверенности в России не считаются коммерческими, но по законам Эмиратов считаются. Это надо уточнять. Если документ по мнению арабской стороны признан коммерческим, имеет печать предприятия или ИП, то его легализуют через Торгово-Промышленную Палату России (ТПП РФ).
Схема узаконивания коммерческой документации такая:
- Заверение в ТПП РФ. Бумаги подают и получают в порядке живой очереди. Но всё происходит быстро: подписывают в течение одного-двух часов. Этот этап можно пройти за один день. Пошлина оплачивается на месте.
- Заверение в Посольстве ОАЭ. Здесь всё стандартно: живая очередь, заранее не записывают, срок выполнения заявки – 5 рабочих дней, но часто бывают задержки, оплата только картами «Виза» или «МастерКард», зарегистрированными за пределами России.
Для обращения в ТТП надо подготовить:
- оригиналы с подписью юр. лица и «мокрыми» печатями;
- ксерокопии;
- заявление на легализацию, также снабжённое подписью гендиректора и «мокрой» печатью;
- доверенность на представителя либо курьера с теми же атрибутами.
Медицинских
Легализация медкарт, справок и медкомиссий происходит по стандартной схеме. Документ должен быть выдан государственной клиникой и иметь гербовую печать Министерства здравоохранения.
Дипломы
Необходимы, чтобы устроиться на работу, получить визу резидента, поступить или продолжить учёбу в вузе или школе. Диплом и приложение с оценками считаются двумя разными документами и требуют отдельного заверения с уплатой отдельной пошлины.
Если цель приезда в Эмираты – работа, то вкладыш не потребуется, нужны только диплом об образовании и сертификаты о повышении квалификации, если они есть. Если же человек предполагает продолжить учёбу в Эмиратах или устраивает в местную школу своего ребёнка, легализованный табель с оценками потребуют обязательно.
Для медработников вкладыши не нужны, зато требуются свидетельства о прохождении каждой стадии обучения: интернатуры, ординатуры, докторантуры (если есть), а также удостоверение врача и все сертификаты о повышении квалификации.
Диплом и табель с оценками рекомендуется легализовывать, если неизвестны заранее требования работодателя.
Справки об отсутствии судимости
Обязательны к предъявлению для всех, кто хочет постоянно жить или работать на территории княжества. Такую справку выдаёт МВД в течение 30 дней с момента подачи заявления. Затем её по общей схеме необходимо легализовать: перевести, заверить во всех инстанциях на территории России и предъявить в ОАЭ. У справки очень короткий срок действия – всего 3 месяца.
Получить справку можно лично или написав доверенность, которую также придётся заверить и легализовать. Электронные справки, оформленные через МФЦ, не подойдут.
Свидетельства гражданского состояния
Все свидетельства, выдаваемыми ЗАГСом, подлежат легализации. Условия стандартные: чёткая читаемая копия без пятен, смазанного текста с ясными подписями и печатями сотрудников организации, разборчивым рукописным текстом. Если надо заверить свидетельство о рождении или бракосочетании, выданное до 1990 года, то с оригиналов следует сделать дубликаты по новому образцу.
Легализация документов, выданных другими бывшими республиками СССР
По международным правилам любой документ, подлежащий консульской легализации, сначала должен быть легализован на территории той страны, которая его выдавала. Если бумага выдана за пределами РФ, в любой из республик бывшего Союза, то первые этапы легализации надо проходить именно там. В большинстве из них Посольств ОАЭ нет. Всеми делами занимается Посольство, находящееся в Москве, поэтому для заверения придётся ехать в столицу РФ.
Сроки действия легализованных документов
Сроки легализации совпадают со сроком действия документа. Если оригинал не имеет срока действия, например, дипломы об окончании школы, вуза, то и легализация будет бессрочной.
С какими проблемами люди сталкиваются в процессе легализации чаще всего
- Ветхость оригиналов, подлежащих легализации. Если невозможно снять качественную ксерокопию, бумага повреждена, в результате чего часть текста не читается, надо заказывать дубликат и легализовать уже его.
- Проблемы случаются с бумагами, выданными во времена СССР. Здесь также надо заказывать дубликаты, соответствующие современным требованиям.
- Короткий срок годности некоторых справок, например, об отсутствии судимости. Если не удается заверить их вовремя, приходится делать по новой.
- Сертификаты гражданского состояния, выданные Консульством России, находящимся за пределами РФ, легализации не подлежат. Необходимо обратиться в ЗАГС по месту первичной регистрации бумаги и заказать дубликат.
- Оплата пошлины. Наличные не принимают, произвести оплату можно только картами «Виза» или «МастерКард». Но работа этих платёжных систем в России приостановлена. Поэтому оплатить услугу легализации документов для ОАЭ можно только имея на руках карты этих систем, зарегистрированные за пределами РФ.
Легализация иностранных документов для использования в Российской Федерации
Иностранные документы, предназначенные для использования в России, также нуждаются в легализации. Схема ничем не отличается от вышеописанной. Сначала документ надо заверить в нотариальной конторе страны, в которой он был выдан, затем МИДе этой же страны или органе, выполняющим данную функцию в соответствии с законодательством этого государства. В ОАЭ легализацией занимаются МИД ОАЭ и их представительства в Дубае и Шардже.
Документы, составленные соответствующим образом и заверенные в соответствии с международными правилами внутри страны, легализуются в КД МИД РФ.
Вернуться назад